Cómo escribir correctamente una respuesta automática de OOO (Out Of Office)

En el contexto actual, una comunicación eficiente y transparente es esencial. En este sentido, los/as trabajadores/as de las empresas han cogido la buena costumbre de usar mensajes de respuesta automática de “Fuera de la Oficina” o, más comúnmente llamado “OOO” (Out Of Office). Esta práctica no solo informa a los/as remitentes sobre tu ausencia, sino que además establece expectativas sobre cuándo pueden esperar recibir una respuesta o a quién deben dirigirse para que les ayuden cuando estás ausente.  

Por ello, desde Page Personnel os contamos algunas recomendaciones y ejemplos de plantillas para escribir correctamente los mensajes de respuesta automática de OOO.  

Una respuesta automática de Out Of Office debe ser clara, concisa y cubrir los siguientes puntos:  

• Saludo: comienza por un saludo cordial y establece el tono adecuado a cada situación. 
• Fecha de ausencia: especifica claramente el período en el que estarás ausente y la fecha exacta de vuelta en la que estarás disponible para responder. 
• Motivo de ausencia (opcional): puedes mencionar brevemente el motivo, aunque este punto no es esencial ni tampoco relevante en muchas ocasiones.  
• Información de contacto alternativa: proporciona los datos de contacto de un compañero que pueda ayudar a las personas que te escriban en tu ausencia. 
• Ten en cuenta el idioma: si trabajas en una empresa con clientes y contactos internacionales, valora añadir al final del mensaje la traducción en inglés, así cualquier persona que te escriba podrá entenderlo.  

Ejemplos de respuesta automática de OOO 

Ejemplo formal 

Asunto: Fuera de la Oficina / Out Of Office 

Estimado/a [Nombre del/la remitente], 

Gracias por su correo. Actualmente estoy fuera de la oficina y no tendré acceso a mi correo electrónico desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de fin]. Regresaré el [fecha de vuelta] y responderé a su mensaje a la mayor brevedad posible. 

Para asuntos urgentes, por favor contacte a [nombre del/la compañero/a] en [correo electrónico del/la compañero/a]. 

Agradezco su comprensión y paciencia. 

Saludos cordiales, 

[Tu nombre] 

Ejemplo informal 

Asunto: Fuera de la Oficina / Out Of Office 

Hola, 

Gracias por tu mensaje. Estoy fuera de la oficina desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de fin] y no podré revisar el correo durante este período. Estaré de vuelta el [fecha de vuelta] y responderé tan pronto como sea posible. 

Si es algo urgente, puedes contactar a [Nombre del/la compañero/a] en [correo electrónico del/la compañero/a]. 

¡Gracias por tu paciencia! 

Saludos, 

[Tu nombre] 

Ejemplo para vacaciones 

Asunto: OOO - Vacaciones 

Hola, 

Gracias por tu mensaje. Actualmente estoy de vacaciones y no tendré acceso a mi correo electrónico desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de fin]. Volveré el [fecha de vuelta] y responderé a tu mensaje entonces. 

Si se trata de un asunto urgente, por favor contacta a [nombre del/la compañero/a] en [correo electrónico del/la compañero/a]. 

Gracias por tu comprensión. 

Un abrazo, 

[Tu nombre] 

Ejemplo para baja por enfermedad o maternidad-paternidad 

Asunto: Fuera de la Oficina - Baja por enfermedad / maternidad-paternidad 

Hola, 

Gracias por tu correo. Actualmente me encuentro de baja por enfermedad / maternidad-paternidad y no podré atender correos electrónicos desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de fin]. Espero estar de vuelta el [fecha de retorno] y atenderé tu mensaje en cuanto me sea posible.  

Para asuntos urgentes, por favor contacta a [nombre del/la compañero/a] en [correo electrónico del/la compañero/a].  

Gracias por tu comprensión. 

Un saludo, 

[Tu nombre] 

Ejemplo para viajes 

Asunto: OOO - Viaje 

Hola, 

Te agradezco tu mensaje. Me encuentro de viaje de negocios y no podré atenderte hasta el [fecha de fin]. Durante este período, tendré acceso limitado a mi correo electrónico. 

Si se trata de algo urgente, puedes contactar a [nombre del/la compañero/a] en [correo electrónico del/la compañero/a]. 

Responderé a tu mensaje tan pronto como me sea posible. 

Un saludo, 

[Tu Nombre] 

En definitiva, una respuesta automática de OOO bien redactada no solo comunica tu ausencia, sino que también refleja profesionalismo y consideración hacia quienes intentan contactarte. Siguiendo estos consejos y ejemplos, puedes asegurarte de que quienes te envíen correos se sientan informados/as y atendidos/as, incluso en tu ausencia. 

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